問い合わせ先 環境共生部 公園課 担当：高野
０４２（７６９）８２４３市営霊園公募抽選結果の誤送付について
市営霊園の公募抽選により落選した方の一部に対し、落選通知とは別に、誤って当選通知を同 時に送付したことが判明しましたのでお知らせします。
本件について、関係する方々及び市民の皆様にご迷惑をおかけし、深くお詫び申し上げます。 なお、今回の誤りは「市営峰山霊園・芝生墓所」であり、その他の申込区分について誤りはあ りません。
１ 事案判明の経過
平成２８年１１月１日（火）の公開抽選会で決定した「市営峰山霊園・芝生墓所」の「当選」、
「補欠」及び「落選」の結果について、１１月８日（火）に応募者全員に郵送したところ、 １１月９日（水）１２時１５分頃、当選通知と落選通知の２通が届いた旨の電話が応募者の方 からありました。
職員が改めて確認したところ、落選した方の一部の２６名に対し、本来の落選通知とは別に、 誤って当選通知を同時に送付したことが判明したものです。なお、落選通知はハガキで、当選 通知は使用許可申請関係書類を含め封書で郵送しております。
２ 対象人数
市営峰山霊園芝生墓所の落選者２０３名のうち２６名
３ 事案発生の原因
「霊園管理システム」に抽選結果を入力し、当選、補欠及び落選の通知対象者リストを作成 しましたが、当選通知の対象者リストに落選者２６名のデータが掲載されており、誤った当選 通知を作成したものです。当選者リストに落選者のデータが掲載された原因については、現在 調査中です。
また、抽選会後に作成した抽選結果一覧（原本）との照合を行わなかったため、誤りに気づ くことができず、そのまま発送してしまったものです。
４ 事案への対応
今回対象となった２６名の方に電話し、お詫びするとともに、当選通知と落選通知の２通が 届くこと、今回は落選であることを説明いたしました。なお、連絡が取れない対象者には、今 後も引き続き連絡を行ってまいります。
なお、今回対象となった方に対しては、改めて落選通知及び今回の状況説明をお送りする予 定です。
５ 再発防止策
発送時には、発送用に作成した通知対象者リストだけでなく、抽選結果を正しく記載した原 本と確実に照合することを徹底することにより、再発防止に努めてまいります。
